Kurzbeschreibung
An einem Beispielprozess des Landratsamts Karlsruhe wurde im Rahmen der Bachelorarbeit des Verfassers untersucht, wie die drei Methoden KI, RPA und Low-Code in die bestehenden Strukturen und Abläufen der Verwaltung integriert werden können. Ziel der Arbeit war es, Bedingungen, Möglichkeiten und Grenzen digitaler Prozessveränderungen in der Verwaltung sichtbar zu machen – also zu verstehen, warum sich Technologie den spezifischen Gegebenheiten der Verwaltung anpassen muss und wie technologische Veränderungen in eine bestehende Verwaltungskultur eingeführt werden können.Zielsetzung
Ziel der Arbeit war es herauszufinden warum RPA eine vielversprechende Lösung für den Einsatz in der Verwaltung ist (Potentiale). Allerdings wurden auch Hemmschwellen/Probleme identifiziert.Zielgruppe
Öffentliche Verwaltungen und mögliche Anwender*innen von RPAMehrwert für die Zielgruppe
Inspirationen für konzeptionelle Überlegungen bei der Auswahl, Einführung (und Skalierung) automatisierter Lösungen. Empfehlungen für die Einführung von RPA..jpg)
Herausforderungen
Viele kommunale Verwaltungsprozesse sind ähnlich, weshalb Automatisierungen zentral entwickelt und lokal angepasst werden können. Das „Einer-für-alle“-Prinzip (EfA) im OZG-Umfeld zeigt, wie ein modular aufgebautes technisches System mit gemeinsamen Standards, offenen Schnittstellen und lokaler Konfiguration hilft, Kosten zu senken, Qualität zu sichern und Zusammenarbeit zu fördern. Kommunale IT-Dienstleister bieten bereits zentral Fachsoftware und Lösungen an, auf die Kommunen ohne eigene Entwicklung zugreifen können. Dennoch variiert die Nutzung stark, weil die kommunale Selbstverwaltung jeder Kommune das Recht gibt, eigenständig über digitale Werkzeuge zu entscheiden – auch bei bereits vorhandenen Lösungen. Dadurch existieren oft mehrere technische Lösungen parallel, was einheitliche Standards erschwert. Für verwaltungsübergreifende Automatisierungen wie RPA sind modulare Architektur, offene Schnittstellen, zentrale Entwicklung mit lokaler Anpassung sowie gemeinsame Standards nötig. Offene Plattformen, abgestimmte Governance und Schulungen stärken Akzeptanz und Nutzung, ohne die Selbstverwaltung einzuschränken. So können Kosten reduziert, Qualität verbessert und die interkommunale Zusammenarbeit erleichtert werden.Zentrale Erfolgsfaktoren
Nach aktuellem Stand der Technik zeigt sich, dass Robotic Process Automation (RPA) in besonderem Maße für die Anforderungen öffentlicher Verwaltungen geeignet ist. Die Technologie ermöglicht die strukturierte Automatisierung regelbasierter Aufgaben, ohne tief in die bestehende Systemlandschaft einzugreifen. In Kombination mit Low- Code-Plattformen, die die Entwicklung zusätzlicher Anwendungen vereinfachen, entsteht ein flexibler Lösungsansatz, der technische und organisatorische Hürden senkt. Die Verschmelzung beider Technologien – RPA und Low-Code – verspricht dabei besonders hohe Effizienzgewinne. Überträgt man dieses Funktionsprinzip auf den Verwaltungskontext, könnte eine vergleichbare Architektur genutzt werden, bei der mehrere Ausführungsschritte eines automatisierten Prozesses analysiert und zu einem optimierten Gesamtprozess zusammengeführt werden. So ließen sich etwa mehrere Varianten der Prozessbearbeitung miteinander verschmelzen, um ein möglichst stabiles, nachvollziehbares und effizientes Ergebnis zu erzielen. Denkbar wäre auch ein Aufbau, bei dem eine zweite, übergeordnete KI die von der ersten KI getroffenen Entscheidungen validiert. Dadurch könnte die Nachvollziehbarkeit technischer Abläufe erhöht werden – ein wichtiger Aspekt im öffentlichen Sektor. Die folgenden Empfehlungen unterstreichen, dass Change Management keine Begleitdisziplin technischer Innovation ist, sondern deren integraler Bestandteil. Nur wenn der Wandel als gemeinsamer Lernprozess verstanden wird, kann RPA langfristig eine Wirkung entfalten.Weiterführender Link
https://www.researchgate.net/figure/Grafische-Benutzeroberflaeche-des-Scoring-Modells-zur-Prozessauswahl-fuer-einen-RPA-Einsatz_fig3_346252523Besonders hilfreich war
Basierend auf Theorie und Interviewdaten ergeben sich folgende konkrete Empfehlungen für ein erfolgreiches Change Management im Kontext von RPA: 1) Frühzeitige und transparente Kommunikation: Verwaltungen sollten offen über Ziele, Nutzen, Risiken und Auswirkungen von RPA informieren. Dies schafft Vertrauen und reduziert Ängste. 2) Partizpation ermöglichen: Mitarbeitende sollten aktiv in den Veränderungsprozess einbezogen werden – z. B. durch Ideenwettbewerbe, Workshops oder partizipative Entscheidungsformate. Das steigert die Identifikation mit dem Projekt 3) Quick Wins realisieren: schnell sichtbare Erfolge – wie automatisierte Einzelfunktionen mit hoher Sichtbarkeit – fördern die Motivation und erzeugen internes Momentum. 4) Technologie als Mittel, nicht als Selbstzweck begreifen: RPA darf nicht „verordnet“, sondern sollte als unterstützendes Instrument in eine größere Strategie der Verwaltungsmodernisierung eingebettet werden. 5) Verwaltungsrealität ernst nehmen: Wandel ist nur erfolgreich, wenn er auf die tatsächlichen Kapazitäten, Prozesse und Kulturen der jeweiligen Behörde abgestimmt wird. Ein „One-size-fits-all“-Ansatz ist im kommunalen Kontext nicht zielführend. RPA darf nicht als „Revolution“ eingeführt werden, sondern muss sich als evolutionärer Teil der Organisationsentwicklung verstehen. Verwaltungen benötigen Zeit, Reflexionsräume und eindeutige Kommunikation, um neue Technologien als entlastend und sinnvoll wahrzunehmen. Der Aufbau eines grundlegenden Prozessverständnisses sowie gezielte Wissensmanagement-Initiativen können diesen Wandel unterstützen.Lessons learned
Projektpartner und Kooperationen
Kommune — Landratsamt Karlsruhe
Kriegsstraße 100
76133 Karlsruhe
posteingang@landratsamt-karlsruhe.de
https://www.landkreis-karlsruhe.de/
Ansprechperson
Marcel Hinze
Kinzigallee 1
77694 Kehl
+49 7851 894-0
marcel-nihat.hinze@stud.hs-kehl.de
https://www.hs-kehl.de/
Projektkoordinator
Prof. Dr. Klaus Rechert
Kinzigallee 1
77694 Kehl
+49 7851 894-236
rechert@hs-kehl.de
https://www.hs-kehl.de/lehrkraft/rechert/
