Digitalisierung im öffentlichen Sektor
Digitallotsen als Treiber der Transformation?
Projektträger: Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl

Behörde: Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis
Standort
Villingen-Schwenningen
Status
Abgeschlossen

Kurzbeschreibung

Digitallotsen gelten als wichtige Akteure der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung. Diese Arbeit untersucht, inwiefern sie tatsächlich als Treiber des Change wirken können. Auf Basis theoretischer Modelle wie ADKAR, Kotter, dem 7-S-Modell und der Change-Kurve wurden acht Hypothesen entwickelt, die in einer quantitativen Umfrage unter 81 Digitallotsen überprüft wurden. Dabei wurden außerdem praxisbezogene Rollenkonzepte der Digitallotsen aus dem Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis und der KGSt gegengeprüft.

Zielsetzung

Untersuchung der Funktion der Digitallotsen sowie ihren Einfluss auf Change

Zielgruppe

Digitallotsen und Organisationen der öffentlichen Verwaltung

Mehrwert für die Zielgruppe

Ermittlung von Verbesserungspotential bei dem gezielten Einsatz von Digitallotsen in der öffentlichen Verwaltung

Herausforderungen

Man muss die Ergebnisse der Arbeit zu Teilen kritisch betrachten. Grundsätzlich nahm eine aussagekräftige Anzahl an Digitallotsen aus den einzelnen Landkreisen teil, jedoch ist eine Rücklaufquote, welche unter 50% ist, nicht ideal. Eine flächendeckende Generalisierbarkeit auf alle öffentlichen Verwaltungen ist also nur bedingt möglich. Besonders fiel auf, dass die Digitallotsen, welche im Voraus mit der Verfasserin der Arbeit zusammenarbeiteten, auch motiviert waren an der Umfrage teilzunehmen. Würde man die Umfrage wiederholen wollen, würde es sich also anbieten, bereits im Voraus direkten Kontakt mit den Digitallotsen aufzunehmen und sie so für die Arbeit zu begeistern. Außerdem sind allein die Erfahrungen der Digitallotsen in die Umfrage mit eingeflossen. Fraglich wäre, inwieweit die Führungsebene oder Kollegen den Einfluss der Digitallotsen bewerten und inwieweit die Digitallotsen wirklich von ihrer Organisation wahrgenommen werden. Zudem sind die Antworten und Erfahrungsberichte der Digitallotsen subjektiv, gerade wenn es um ihre individuellen Einschätzungen geht. Die Wahl einer quantitativen Umfrage gab den Digitallotsen zusätzlich wenig Möglichkeit ihre Erfahrung ausführlich zu beschreiben, was auch dadurch verdeutlicht wurde, dass viele Befragte die offene Frage am Ende des Fragebogens nutzten. Der theoretische Fokus der Arbeit konzentriert sich zu großen Teilen auf klassische Change-Modelle. Agile Change Management Ansätze wurden kaum berücksichtigt. Es ist abzuwägen, ob sich jedoch neuere Ansätze für eine sich ewig ändernde VUCA-Welt eignen würden.

Zentrale Erfolgsfaktoren

Digitallotsen sind motiviert in ihrer Tätigkeit, identifizieren sich mit ihrer Rolle und möchten aktiv zur digitalen Transformation beitragen. Sie werden in Change-Prozesse eingebunden und haben damit einen aktiven Einfluss auf die Digitalisierung und Change innerhalb der öffentlichen Verwaltung. Sie kommunizieren, geben Hilfestellung und bilden sich in digitalen Themen weiter. Damit besitzen sie die besten Voraussetzungen, um Change aktiv zu „lotsen“. Dafür muss jedoch noch viel geändert werden. Zum einen muss die Digitallotsenrolle klar definiert und Aufgabenbereiche festgelegt werden. Dazu zählt auch, den Digitallotsen die nötigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Change braucht Zeit. Gerade wenn es um Transformationen geht, welche die Organisation ganzheitlich verändern möchten. Und dafür sind die Digitallotsen in ihren Fachämtern bestmöglich verankert. Die Position der Digitallotsen in den Fachämtern erlaubt es ihnen, Veränderungsimpulse direkt in die Praxis zu tragen. Bekommen die Digitallotsen für ihre Tätigkeit eigene Zeitressourcen oder sogar Stellenanteile, können sie Change bestmöglich beeinflussen. Widerstände sind dabei immer Teil des Change-Prozesses. Dabei stellen sich vor allem andere Mitarbeitende gegen den Change-Prozess. Digitallotsen bekommen die Möglichkeit, genau mit diesen Mitarbeitenden in den Kontakt zu treten und können so ihre Kollegen zum Change motivieren. Wenn diese Faktoren zutreffen, gibt es die besten Voraussetzungen damit Digitallotsen als Treiber der Transformation wirken.

Besonders hilfreich war

Digitallotsen können Treiber der Transformation sein, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Digitallotsen bringen das Potenzial und die Motivation mit, um Change zu initiieren und zu begleiten. Doch ohne klare Strukturen, ausreichende Ressourcen und Unterstützung bleibt ihre Wirkung begrenzt. Die klassischen Modelle des Change-Managements zeigen, dass Wandel nur dann gelingen kann, wenn Motivation, Struktur, Kommunikation und die Führung zusammenspielen. Damit bieten sie die idealen Grundlagen, um Faktoren festzulegen, damit Digitallotsen ihr Potenzial als Treiber der Transformation ausfalten können. Die Studie dieser Arbeit, die Daten des Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis und weiteren Kreisverwaltungen erhoben hat, belegt diese Faktoren erneut. Wenn die öffentliche Verwaltung Change will, braucht sie Menschen, die diesen Change gestalten. Genau das zeichnet Digitallotsen aus. Digitale Transformation ist nur dort von Erfolg gekrönt, wo Theorie, Struktur und Menschen zusammenwirken. Digitallotsen helfen dabei, diese Faktoren zu vereinen.

Lessons learned

Rollen- und Aufgabenklärung: Es brauch eine offiziell definierte und eindeutige Aufgabenbeschreibung für Digitallotsen. Dabei müssen sie klar von Führungskräften und anderen Rollen abgegrenzt werden und ihre Tätigkeit im Rollenkonzept konkretisiert werden.

Projektpartner und Kooperationen

Kommune — Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis

Am Hoptbühl 2
78048 Villingen-Schwenningen
poststelle@lrasbk.de
https://www.lrasbk.de

Ansprechperson

Sophia Blank

Am Hoptbühl 2
78048 Villingen-Schwenningen
077219137888
s.blank@lrasbk.de
https://www.lrasbk.de

Projektkoordinator

Prof. Dr. Jürgen Kegelmann

Kinzigallee 1 1
77694 Kehl
+49 7851 894-177
kegelmann@hs-kehl.de
https://www.hs-kehl.de

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